| Подготовка за водене на преговори. |
|
Прочетете тази статия, за да можете :
Изходна теза:
Участниците в преговорите следва да бъдат подготвени
- морално; - професионално и - психологически за успешно реализиране на поставените цели. Предварителната подготовка за преговорите дава възможност: 1. да се подготвят необходимите аргументи за отстояване на собствените интереси, а не това да се прави от експерти в хода на диалога; 2. да се предвидят възможните възражения на отсрещната страна и в спокойна обстановка да се подготвят отговори на тях; 3. да се добие увереност в собствената правота. Определение
Подготовката на преговорите е процес на планиране на мероприятия, осъществяването на които би осигурило успешно реализиране на поставените цели.
Примерен план за подготовка на преговори: 1. Да се набележат целите на преговорния процес; 2. Да се определят задачите, решението на които би позволило постигане на целта или максимално приближаване до нея; 3. При организирането на преговорния процес особено внимание да се обърне на: - времето за провеждане на преговори; - мястото на тяхното осъществяване; - физическата и информационната безопасност на преговорния процес; - сформиране състава на собствената делегация; - финансовото осигуряване на преговорите; - материалното обезпечаване на собствената делегация; - посрещане и настаняване на партньорската делегация в случай, че преговорите се водят на своя територия; - изготвяне на културно-развлекателна програма за партньорската делегация; - подготовка на подаръци и сувенири; - организиране на прощална вечеря; - изпращане на партньорската делегация. 4. Точно да се определят границите на собствените интереси; 5. Да се прогнозират границите на партньорския интерес; 6. Да се придобие информация за участниците в преговорния процес от партньорска страна относно: - техния социален статус; - обществените им връзки и контакти; - професионалната им компетентност; - опита им от участие в сходни преговори; - личностни вкусове, навици, слабости; - техните потенциални съюзници и противници. 7. Да се определи потенциалната потребност от експерти и консултанти. 8. Да се набележи принципна стратегия за водене на преговорите. 9. Да се предвидят ситуационно обусловени тактически прийоми за водене на преговорите. 10. Да се подготвят варианти за възможни решения на обсъждания проблем. 11. Да се набележат мерки при възможен срив на преговорите. 12. Да се обмислят способите и средствата за информационното отразяване на преговорите и резултата от тях. Целеполагане
Първата крачка при подготовка на преговорите е да се формулира тяхната цел. Целта е това, което участниците в преговорите действително желаят да придобият или получат. Видове цели: - идеална. По правило тя отразява стартовата позиция на участника в преговорите; - реална. Най-често представлява това, на което се разчита в хода на преговорите; - нискостояща. Трябва да се допуска при всички обстоятелства и под нея не бива да се слиза. Според Х. Коен целите могат да се подразделят на три категории: 1. това, което е нужно и заради което се сключва сделката; 2. това, което се желае и което позволява да се правят отстъпки; 3. това, което не е от особено значение за нас, но е ценност за другата страна. Алгоритъм за правилно формулиране на преговорна цел: - да се уточни какво точно участниците в преговорите желаят да получат; - желаният резултат да се предположи в максимално широк аспект /т.е. да се дадат ясни отговори на въпросите: “Какво може да се случи ако очаквания резултат се окаже друг?” и “Желаният резултат единствения ли способ е за достигане на целта или има и други?”; - да се изясни какво заставя участника в преговорите да се стреми към тази цел; - да се изясни дали целта е позитивна /това означава стериотипния негативен тезис да се трансформира в позитивен: “Ако това не го желая, тогава какво искам”; - необходимо е целта максимално да се конкретизира /това е едно от условията да нейното достигане, тъй като при абстрактните цели е трудно да се установи постигнати ли са или не/; - целта следва да бъде реалистична, достъпна /човек надали може да постигне нещо повече в сравнение с тези цели, които си е поставил/; - когато в преговорите участва екип /делегация/, преследваната цел на преговорите трябва да бъде формулирана с консенсус /само така всеки би гледал на нея като на собствена цел/; - предвид това, че в редки случаи участниците в преговорите достигат всички свои цели, е необходимо да се определят приоритетните цели за да се знае какво да се жертва при налагащи се взаимни отстъпки. Предел на възможностите
Преди началото на преговорите следва да се определи предела на допустимите и недопустимите възможности. Той предпазва участниците в преговорите от приемане на неизгодни предложения. Техниката по установяването му предполага:
- да се помни, че винаги има други варианти; - да се изясни колко и какви са те; - да се обмисли какво би могло да стане при реализирането на един или друг вариант. Установяването на собствените и на партньора в преговорите предел на възможностите предполага да се определи и собствената точка на съпротивление. Тя е разположена близко до установените предели, но все пак дава възможност за лавиране. Когато бъде достигната, следва да се обяви на отсрещната страна, че обсъждането е наближило границата правеща преговорите възможни. Следва да се помни, че: - неразумно е още в началото на преговорите да се обявява предела на собствените възможности. Това представлява нарушение на едно от фундаменталните правила за водене на преговори: “При никакви обстоятелства сами не се поставяйте на тясно в ъгъла”; - отчитайки позициите на опонента в хода на преговорите, следва критично да преоценяваме своите собствени; - понякога най-добрата сделка е отказа от нея. Установяването на предела на възможностите освен позитивни има и негативни последствия. Те са: - снижават степента на възприемане на партньора и втвърдяват собствената позиция; - възпрепятства творческото въображение на участниците в преговорите и като следствие на това – приемането на разумни решения. Информационна подготовка
Предполага получаване на знание за всичко, което касае бъдещите преговори. Има три основни задачи:- изучаване на обекта и предмета на преговорите; - събиране на данни за партньора по преговори; - придобиване на информация за външната среда, в която ще се водят преговорите. Списък на основните въпроси, на които всяка страна следва да намери отговор готвейки се за преговори: - Защо те преговарят с нас? - С какви временни ограничения и крайни срокове разполагат? - От кого и как се вземат при тях решенията? - Каква е типичната им реакция в конфликтна ситуация? - Какъв е техния преговорен стил? - Какъв е предела на пълномощията им? - Участвали ли са в други подобни преговори и с какъв изход? - Имат ли други алтернативи за решаване на въпроса? - Какво ги стимулира за постигане на съгласие? - Какви са скритите им интереси и условия? - Каква е репутацията им по отношение на честност и порядъчност? - Какво очакват да получат на финала? Източниците на информация биват: - явни /СМИ, рекламни брошури, Internet и др./; - закрити /служители на отсрещната страна, документи с особен режим на съхранение и др./. Алгоритъм за получаване на информация в процеса на общуване
1. Малко говорете, повече слушайте. Обръщайте внимание не само на казаното, но и на това как се казва. Докато слушате дайте на отсрещната страна да разбере, че й симпатизирате. Водете си записки. Предназначението им е да ви помогнат: да се концентрирате върху казаното; да покажете на партньора си, че цените казаното от него; да повлияете на процеса на вземане на решение позовавайки се на направени изявления; да съставите по-лесно проект за договор.
2. Задавайте открити въпроси. Бъдете естествени и искрени и това ще помогне на другата страна да се успокои. Въпросите ви да не предполагат отговори “да” или “не”, а да бъдат от типа на тези: “Какво лежи в основата на Вашата позиция?”, “Как стигнахте до този извод?”, “Защо настоявате за този способ?”, “Бихте ли пояснили казаното?”. Не пречете на събеседника си да отговаря и не възразявайте на казаното. 3. Погледнете на проблема от позицията на другата страна. С някоя от следните фрази бихте могли да покажете на партньора си, че разбирате ситуацията: “Ако на мен се беше случило това, щях да се поболея.”, “На Ваше място и аз бих се чувствал по същия начин.”, “Мисля, че никой не заслужава подобна участ.” и др. 4. Изказвайте благодарности и поощрявайте събеседника си. Не се скъпете на похвали за неговата откритост. Усмивката ви, премигването и кимането с глава следва да съпътстват неговото себеразкриващо се изложение. Следва да се знае, че:
- събирането и обработването на информация при подготовката на преговори е по същество своеобразна разузнавателна дейност; - в случаите когато информацията е изключително труднодостъпна и крайно недостатъчна, може да се използва метода на псевдо преговорите. Той предполага отработване на най-важните аспекти от истинските преговори, изясняване на реакциите на партньора по широк кръг от въпроси и др. Психологически предимства при водене на преговори на своя територия: - винаги е възможно в оперативен порядък да се направят консултации по предмета на преговорите с лица от своя кръг; - паралелно могат да се решават и други задачи; - ползват се всички удобства на домашния уют; - пестят се финансови средства и време. Психологически предимства при водене на преговори на чужда територия: - създава се възможност за съсредоточаване изцяло върху преговорите;
- отпада бремето за решаване на редица организационни въпроси; - налице е формалното основание за позоваване на обективни причини /не се носят всички видове образци, експерт от делегацията не присъства по неотложен повод и т.н./. Подготовката за водене на международни преговори предполага още: - да се събере допълнителна информация за историята, географията и религията на страната, в която ще се водят преговорите; - да се изучат добре местните обичаи, традиции, култура, законодателство, бизнес климат и др.; - да се изясни дали партньора ни е посещавал нашата страна и в каква степен познава българския стил за водене на преговори; - да се уточни до каква степен отсрещната страна познава и съблюдава международните закони; - да се провери степента на надеждност на преводача и готовността му да осъществява не само последователен, но и синхронен превод и т.н. Попитайте себе си : 1. С какви мероприятия бихте допълнили примерния план за подготовка на преговори?
2. Какви данни за партньора по преговори биха представлявали особен интерес? 3. Какво би следвало да включва индивидуалната подготовка за участие в преговори? |